Data vapauttaa vetkuttelusta

23.8.2017 klo 12:08 postiluukkuni kolahtaa. Lattialle tipahtaa jotain painavaa, sen kuulee äänestä. Normaali posti ei tömähdä noin. Mitähän Posti on minulle kiikuttanut?

Mainosten ja laskujen seassa on iso valkoinen kirjekuori. Onnellinen hymy nousee kasvoilleni, kun avaan sen. Kuoressa on kirja, jonka on lähettänyt lämminsydäminen yrittäjä. Yrittäjä, joka päivät analysoi numeroita ja iltaisin on perheenisä ja urheilija. 

Olin haastatellut tätä urheilevaa numeronikkaria lehteen. Oikein bisneslehteen. Puhuimme liikennetutkimuksesta ja hänen kirjastaan Vetkuttelusta vapauteen. Sitä pitelin nyt kädessäni ja hymyilin.

Kirjan mukana oli viesti: ”Hei Elina! Kiitos mukavasta keskustelutuokiosta viime torstaina. Oheisena sinulle lupaamani kirjan ilmaiskappale. Hyvää alkusyksyä!” Allekirjoittanut: Mikko Malmivuo. 

Soitin Mikolle ja kiitin kirjasta. Kerroin olevani ihminen, joka haluaa tehdä hyvää takaisin. Kirja teki minut iloiseksi, joten halusin kiittää. Halusin kirjoittaa kirjasta arvion verkkosivuilleni. Mikkoa ilahdutti kovasti. Hymyilin vähän lisää 🙂

Mikko Malmivuon kirjoittama Vetkuttelusta vapauteen -kirja

Mittaamalla ajanhallinnan mestariksi

Mikko Malmivuon Vetkuttelusta vapauteen: opas mitattavaan ajanhallintaan -kirja kannustaa lukijaansa keräämään ja analysoimaan dataa tehokkaasta työajastaan. Tehokkaan työajan edellytykset tunnistamalla ja omia työntekotapoja kehittämällä voi vapautua päämäärättömästä vetkuttelusta ja samalla vapauttaa lisää aikaa rentoutumiselle.

Kirjan ajanhallintamenetelmä on Mikon itsensä kehittämä. Se kumpuaa yhtäältä hänen tarpeestaan kehittyä ja toisaalta hänen taidoistaan analysoida mittaustuloksia. Hän toteaakin tarjoavansa kirjassa hyvin käytännönläheisen ja teknisen mallin henkilökohtaisen ajanhallinnan kehittämiseen.

Termit tutuksi

Mitä on vetkuttelu? Vetkuttelua (engl. procrastination) on ajatella ”aloitan ihan kohta”, ”luen ensin tämän jutun Iltalehdestä”, ”tässähän on vielä monta viikkoa aikaa deadlineen” ja niin edelleen. Vetkuttelua on katsoa telkkaria, kun pitäisi siivota kämppä. Vetkuttelu on kaikkea sitä, mikä estää tekemästä käsillä olevaa työtehtävää, vaikka siihen olisi aikaa ja edellytyksiä.

Mitä on tehokas työaika? Sitä, kun keskittyy täysin käsillä olevaan tehtävään, eivätkä ajatukset harhaile muihin asioihin. Flow-tila on mitä parhain tehokkaan työajan määritelmä. Siinä ajatukset ovat keskittyneet yhteen asiaan, ajantaju katoaa ja muu maailma tuntuu häviävän ympäriltä.

Miksi tehokasta työaikaa pitäisi mitata? Mittaamisen tavoitteena on tunnistaa, mitkä työtehtävät saavat aikaan flow-tilan, miten eri kellonajat tai vuodenajat vaikuttavat työtehokkuuteen, onko työtehokkuus parempi juuri ennen lomaa vai heti sen jälkeen, ja niin edelleen. Kun henkilö ymmärtää omaan työtehokkuuteensa vaikuttavat olosuhteet, voi hän hyödyntää tietoa ja saada työt tehtyä lyhyemmässä ajassa. Näin aikaa jää enemmän esimerkiksi perheen kanssa oloon.

Miten vetkuttelusta vapaudutaan?

Kaikki alkaa päämäärästä ja tavoitteista. Työajan tehostamiselle täytyy olla syy: halu viettää enemmän vapaata, tienata enemmän, tehdä vapaaehtoistyötä, tai jotakin muuta, mihin aika ei tunnu riittävän. Konkreettinen päämäärä auttaa hahmottamaan, mihin vapautuvaa työaikaa lopulta haluaa käyttää.

Kun päämäärä on selvillä, mitataan lähtötaso tehokkaalle työajalle. Mikon kehittämässä mallissa työaikaa mitataan minuuteissa. Kun työhön voi keskittyä, ajanotto päälle. Pienikin häiriö, esimerkiksi kollegan kysymys tai sähköpostin kilahdus, keskeyttää flow-tilan ja täten myös ajanoton. Ajanotto jatkuu, kun keskittyminen palautuu.

Päivän lopuksi kertyneet minuutit kirjataan taulukkolaskentaohjelmaan ja lisäksi mainitaan, mihin projektiin tai työtehtävään tehokas aika on liittynyt. Tätä jatketaan pari viikkoa, kunnes dataa on tarpeeksi päivittäisen lähtötason määrittämiseen.

Seuraavaksi Mikko käy läpi, miten tehokasta työaikaa kannattaa alkaa lisätä. Hän pohtii, miten itseään kannattaa palkita hyvistä tuloksista ja miten voi haastaa itseään pääsemään tavoitteisiin silloin, kun se tuntuu vaikealta. Motivaatiota parantaakseen Mikko on laskenut, kuinka monta vapaapäivää henkilö saavuttaa tietyn minuuttimäärän lisäyksellä tehokkaaseen työaikaan.

esimerkki-ajankäytön-tehostamismahdollisuuksista
Kun tutustuu säästettyjen työpäivien määrään, on helppo kiinnostua työajan tehostamisesta ja tehokkaan työajan mittaamisesta: kuinka paljon itse voisikaan viettää lisää siestaa!

Kirja ei kuitenkaan ole täynnä pelkkää data-analyysiä. Mikko listaa kirjassa useita mielenhallinnan keinoja, joista itsekin olen löytänyt avun omaan vetkutteluuni. Hän kertoo kirjassa useita vinkkejä muun muassa työtehtävien ryhmittelyyn, itsensä kehittämiseen, työpäivien rakentamiseen, ja myös elintapojen huomioimiseen tehokkuuden parantamiseksi. Vaikka et syttyisi datalle, takaan, että näistä vinkeistä saat paljon kehittämisen aihetta omiin työpäiviisi!

Loppusanoissa Mikko siteeraa saattohoitaja Bronnie Warea listaten viisi yleisintä asiaa, joita viimeisiä hetkiään elävät elämänsä kulussa harmittelevat. Hän toteaakin kirjastaan ihanasti:

”Olen pyrkinyt antamaan sinulle tässä kirjassa ohjeita siihen, että pystyisit tulevaisuudessa käyttämään työpäiväsi tehokkaammin hyväksesi. — Toivon ja uskon, että sinulla on viisautta ja rohkeutta käyttää tätä ylimääräistä aikaa siten, että voit aikanaan kiikkustuolissa kertoa eläneesi hyvän ja täysipainoisen elämän.”

Mitä opin?

Mikon motivoiva ajanhallintamalli kannustaa tutustumaan omaan vetkutteluun ja sitä laimentaviin osatekijöihin. Jos esimerkiksi mittauksissa huomaa työskentelevänsä vain 30 minuuttia päivässä tehokkaasti, on korkea aika selvittää, mihin kummaan loput 7 tuntia kuluvat.

Kirjassa oli paljon oivalluksia, joita itsekin olen saanut pohtiessani omaa vetkutteluani eri työtehtävien parissa. Yksi parhaita vetkuttelun poistamiskeinoja on:

”Miten tullaan tanssituulelle? Laitetaan musiikki soimaan ja ruvetaan tanssimaan. Miten tullaan työntekotuulelle? Otetaan työt esiin ja ruvetaan töihin.”

Joskus se todella on noin yksinkertaista. Silloin, kun se ei sitä ole, apua vetkutteluun voi löytää asenteen muuttamisesta, työn merkityksen pohtimisesta, ennakkovalmistelusta, työn suunnittelusta, tavoitteellisuudesta, palkitsemisesta, deadlinen lähestymisestä, liikunnasta, hyvästä unesta, tehtävien ryhmittelystä, epäonnistumisten hyväksymisestä ja niin edelleen.

Näillä sadalla sivulla on merkittävä määrä vinkkejä, joilla vetkuttelusta pääsee eroon. Mikä tärkeintä, vinkit auttavat löytämään itseä motivoivat työtehtävät ja parhaat ajat työnteolle ja lomailulle. Mikon sanoin:

”Mitä paremmin hallitset omaa aikaasi sitä paremmin elämäsi on omissa käsissäsi ja sitä heikommin muut pystyvät sitä ohjailemaan.”

Halusit siis kattavan paketin ajan- ja elämänhallintavinkkejä datalla tai ilman, suosittelen tutustumaan Mikon oppaaseen! Oppaan ja työajan tehostajan viikko-ohjelman löydät Innomikon verkkokaupasta.